TIETOJENKÄSITTELIJÄN TIETOSUOJASELOSTE JA KÄYTÖN EHDOT

 

REKISTERINKÄSITTELIJÄ

Allegiantia / Cloak and Dagger (Y-tunnus 2760714-4)
Linnankatu 18, 20100 Turku
www.allegiantia.com / www.cloakanddagger.fi

YHTEYSHENKILÖ

Ristomatti Vahe (DPO)
Linnankatu 18, 20100 Turku
ristomatti@allegiantia.com

REKISTERIN NIMI

Allegiantian asiakkaiden ja sidosryhmien henkilötietojen käyttö palveluiden toteutuksessa

LYHYESTI

Allegiantia on asiakkailleen kokonaisvaltaista markkinointia, markkinointikonsultointia ja markkinointipäällikköpalvelua toteuttava markkinointi-, myynti- ja viestintätoimisto. Tämä tarkoittaa sitä, että Allegiantia käyttää asiakkaidensa lukuun useita järjestelmiä ja heidän puolestaan käsittelee myös asiakkaidensa omistamia asiakastietorekistereitä. Allegiantian asiakkaat toimivat rekisterinpitäjinä niille rekistereille ja asiakastiedoille, joita he palveluiden toteuttamiseksi yhteisen sopimuksen pohjalta Allegiantialle luovuttavat.

Rekisterinpitäjän (Allegiantian asiakkaat) tehtävänä on määrittää rekisterin käyttötarkoitus (esim. tapahtuman markkinointirekisteri), kun taas rekisterin käsittelijän (Allegiantia) tehtävänä on auttaa asiakasta tiedon käsittelyssä käyttötarkoituksen mukaisella tavalla. Rekisterinpitäjän vastuulla on huolehtia, että rekisteröityjen tietoja käsitellään teknisesti ja hallinnollisesti asetuksen vaatimuksien mukaisesti. Asetus pitää sisällään merkittäviä muutoksia mm. siihen, millä perusteilla rekisterejä voi ylläpitää. Tämän lisäksi rekisterinpitäjän tulee huolehtia oman toimintansa läpinäkyvyydestä rekisteröidyille, tietojen oikeellisuudesta, henkilötiedon käytön rajoittamisesta. Erityisen tärkeässä roolissa on tarpeettoman tiedon poistaminen ja rekisteröidyn oikeuksien varmistaminen. Rekisteröidyille tulee asetuksen mukaan oikeutena pyytää rekisteröityjä tietojaan, päivittää niitä, sekä tietyin edellytyksin vaatia myös tietojen poistamista.

Sopimuksen mukaisesti, jokainen Allegiantian asiakas ymmärtää tämän ja sitoutuu noudattamaan näitä periaatteita. Tämän selosteen lopussa on määritelty Allegiantian palveluihin liittyvät henkilötietojen käyttöä koskevat ehdot.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Henkilötietoja käsitellään rekisterin käsittelijän ja rekisterin ylläpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi. Tällainen palvelu voi olla rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella tilausten, ilmoittautumisten, yhteydenottojen, asioinnin, markkinoinnin, raportoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja mahdollistamiseksi erilaisissa järjestelmissä.

Tietoja voidaan tämän lisäksi käsitellä muiden tilausten, luototuksen, laskutuksen, perinnän, yhteydenottojen, asioinnin, asiakaskyselyiden, palveluiden kehittämisen, raportoinnin, markkinoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä rekisterin ylläpitäjän lukuun.

Rekisterinpitäjän lukuun käsittelijä voi myös toteuttaa erilaisia markkinointikampanjoita, suoramyyntiä tai kerätä henkilötietoja tietosuojalain edellyttämällä tavalla. Nämä perustuvat käsittelijän ja tilaajan väliseen sopimukseen.

HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisterinpitäjän ja rekisterinkäsittelijän (Allegiantia) tekemän sopimuksen täyttämiseksi. Sopimusten pituudet riippuvat aina rekisterinpitäjän ja käsittelijän välisistä sopimuksista. Sopimusten purkautumisen jälkeen säilytysaika on 6kk. Tiedot poistetaan kun niiden edellä määritelty säilytysaika on kulunut.

REKISTERIN HENKILÖRYHMÄT SEKÄ TIETOSISÄLTÖ JA HENKILÖTIETORYHMÄT

Rekisterinpitäjän lukuun käsittelijä (Allegiantia) voi käsitellä seuraavia henkilöryhmiä. Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä ovat Rekisterinpitäjän markkinointiluvan antaneita, asiakkaita , potentiaalisia asiakkaita ja entisiä sekä nykyisiä työntekjiöitä.

a) rekisterinpitäjän asiakkaana olevan tai olleen henkilön tiedot kuten puhelinnumero, sähköposti, nimi tai muut yhteystiedot.

b) rekisterinpitäjän potentiaaliset asiakkaat, heidän henkilö- ja yhteystiedot kuten puhelinnumero, sähköposti, nimi tai muut yhteystiedot.

c) rekisterinpitäjän käyttämien palveluiden tai muiden lisäpalvelun käyttöön liittyvät rekisteröityneen tiedot, kuten etu- ja sukunimi, osoitetiedot, yhteystiedot, syntymäaika, asema, työnantaja, sukupuoli, äidinkieli, käyttäjätunnus ja salasana, sovelluksen ja siihen sisältyvien eri toimintojen käyttämisen välityksellä saatavat tiedot, kuten sijaintitiedot ja tiedot, jotka käyttäjä on antanut.

d) rekisterinpitäjän verkkosivuilla tapahtunut rekisteröidyn ostotapahtuma- ja asiointitiedot eri sivustoilla, tieto käyttäytymisestä verkkosivustoilla sekä muut vastaavat ryhmittelytiedot, osallistuminen tapahtumiin, tapahtumiin syötetyt tiedot, yhteydenotot asiakaspalveluun, sekä yhteydenotot muihin rekisterinpitäjän työntekijöihin ja palveluihin, sekä uutiskirjeen tilaamiseen liittyvät tiedot.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Allegiantia: Asiakkaan ilmoittamat tiedot, asiakastietojärjestelmän ja laskutuksen tietokanta, verkkosivustojen, blogien ja uutiskirjeiden käyttö- ja asiointitiedot, asiakkuudenhallinta- ja asiakaspalvelujärjestelmien tiedot, yhteistyökumppanit, työntekijän itse sopimuksella luovuttamat tiedot sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavat yritykset ja viranomaiset.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET

Rekisteritietoja voidaan jakaa organisaation sisällä, sekä palvelua yhdessä tuottavien sidosryhmien kesken. Lisäksi rekisteritiedot siirretään määritellylle henkilötietojen käsittelijälle. Tietoja ei siirretä pysyvästi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Itse käsittelijänä Allegiantia voi myös edelleen ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn yrityksen ulkopuolisille yrityksille, jotka voivat sijaita myös Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella olevissa maissa. Nämä yritykset voivat käsitellä henkilötietoja tarjotakseen esimerkiksi infrastruktuuri- ja IT-palveluita, tai muita palveluja.

Teemme kaikkien toimijoidemme kanssa sopimukset joihin liitetään DPA (Data protection agreementin).

Allegiantian käyttämät käsittelijät:

iCloud / Apple inc – www.apple.com
Microsoft inc – www.microsoft.com
Mailchimp – www.mailchimp.com
Trello – www.trello.com
Verkkolaskut.fi – www.verkkolaskut.fi

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet, sekä monivaiheisen tunnistautumisen. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. Palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan käsittelijän ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä rekisterin tietoja ja sekä rekisterin käsittelijän työntekijät. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa:

pyytää Rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeut- ta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen;

tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterin pitäjälle. Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin

niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen

tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle

Kaikki yllä luetellut pyynnöt tulee kohdistaa rekisterin ylläpitäjälle ja omistajalle. Allegiantia on ainoastaan rekisterin käsittelijä.

ALLEGIANTIAN PALVELUIDEN KÄYTTÖEHDOT

Asiakas ymmärtää ja sitoutuu siihen, että nämä ehdot ja yllämainitut toimintatavat ovat riittävät ja yhdessä sovitut toimintatavat käsitellä asiakkaan henkilötietorekistereitä asiakkaan lukuun. Asiakas sitoutuu näihin ehtoihin ostamalla palveluita Allegiantialta, suullisella sopimuksella tai kirjallisella sopimuksella. Näistä ehdoista voi poiketa vain ja ainoastaan molemminpuolisella kirjallisella sopimuksella. Nämä ehdot ovat voimassa sopimuskauden ajan ja yllä määritellyin ehdoin myös sen jälkeen.

Mikäli sinulla on kysyttävää näistä ehdoista tai rekistereistä, ole yhteydessä!